I migliori sistemi di prenotazione per ristoranti

Negli ultimi anni, le prenotazioni online dei ristoranti sono aumentate, diventando un’alternativa molto redditizia per il settore della ristorazione. Le nuove abitudini dei consumatori, sempre più legate al digitale, unite alle misure pandemiche, hanno portato alla nascita di sistemi di prenotazione dei ristoranti innovativi.

Ma non solo sono di tendenza, questi sistemi di prenotazione per ristoranti offrono un’elevata redditività rispetto a quelli più tradizionali.

Se sei il padrone di un’attività di ristorazione e alberghiera e non sei ancora pienamente consapevole dei vantaggi offerti da questo tipo di procedura, è arrivato il momento di scoprirli tutti nel nostro articolo.

Con questa recensione vogliamo aiutarti ad ottimizzare la gestione delle prenotazioni, facendovti conoscere tutto ciò che offrono i diversi sistemi di prenotazione per ristoranti, affinchè tu possa scegliere quello più adatto alle tue esigenze.

Vantaggi di avere un sistema di prenotazione nel tuo ristorante

Un sistema di prenotazione nel tuo ristorante ti porterà i seguenti vantaggi:

• Permette di pianificare in modo efficiente la gestione del personale. In base al numero di prenotazioni che hai per una certa data, sarai in grado di determinare il numero di dipendenti di cui avrai bisogno quel giorno.
• Inoltre, eviterai che i clienti rimangano in attesa di un tavolo o, peggio, che se ne vadano in un ristorante della concorrenza. Queste situazioni spiacevoli vengono eliminate con l’uso di un sistema di prenotazione.
• Un altro grande vantaggio dei sistemi di prenotazione dei ristoranti è che ti permettono di stabilire un rapporto con i tuoi clienti fin dall’inizio. Fornendo loro un servizio cordiale e attento, nonché una buona esperienza culinaria, aumentano le possibilità di fidelizzare i clienti.
• I sistemi di prenotazione online aumentano il numero di prenotazioni, in quanto consentono di effettuare prenotazioni in qualsiasi momento della giornata, perché il loro funzionamento non è limitato all’orario di lavoro.
• Un altro grande vantaggio dei sistemi di prenotazione online è che i clienti turisti possono prenotare anche prima di iniziare il loro viaggio e senza essere arrivati nel paese di destinazione.

Principali sistemi di prenotazione per ristoranti

La maggior parte dei clienti prenota i ristoranti tramite smartphone o tablet. Tuttavia, c’è ancora una parte consistente che lo fa in modo tradizionale, telefonando al ristorante.

Di seguito parleremo di queste due forme di prenotazione dei ristoranti:

Prenotazioni telefoniche

Anche se per molti questa forma di prenotazione è antiquata, è ancora utilizzata da molti clienti, soprattutto se si tratta di clienti anziani. Affinché queste prenotazioni abbiano successo, il personale che risponde alle chiamate deve trattare il cliente con cordialità e rispetto, senza metterlo in attesa.

Esistono anche centri di prenotazione telefonica che gestiscono le chiamate delle grandi catene di ristoranti e dei franchising. Questi centri di prenotazione telefonica garantiscono la massima attenzione alle chiamate in arrivo, aumentando così l’occupazione e il fatturato del ristorante.

Prenotazioni online

Sono i sistemi di prenotazione più diffusi oggi. Si tratta di un metodo di prenotazione molto pratico per il cliente, in quanto consente di risparmiare tempo, e molto produttivo per il ristorante, in quanto genera un gran numero di clienti.

Le prenotazioni online possono essere effettuate da qualsiasi luogo e a qualsiasi ora del giorno, il che è molto redditizio per il ristorante. Inoltre, i sistemi di prenotazione digitali forniscono dati sui clienti che possono essere utilizzati per campagne di marketing via e-mail e newsletter.

Per quanto riguarda l’utilizzo di questi sistemi di prenotazione sul sito web del ristorante, esistono due opzioni:

• La prima consiste nel commissionare a un programmatore la progettazione di un proprio software di prenotazione online.
• L’altra opzione è quella di utilizzare un software di prenotazioni online esterno, ma che ti permetta di utilizzarlo sul tuo sito web e su altre piattaforme social e portali di prenotazione.

Le prenotazioni possono essere ricevute anche tramite moduli web, e-mail o WhatsApp, ma questo dovrebbe essere gestito interamente a mano dal tuo team.

I migliori sistemi di prenotazione per ristoranti

Oggi esistono numerosi strumenti digitali che facilitano il processo di prenotazione dei ristoranti. Tra i più importanti ci sono:

TheFork

The Fork lavora in collaborazione con Tripadvisor. Ha un gran numero di utenti, che possono esprimere una valutazione o una recensione dopo aver goduto della loro esperienza culinaria.

Consente la connessione con altre piattaforme, come Tripadvisor, Facebook, Google e Instagram. Richiede due euro di commissione per ogni prenotazione effettuata attraverso il suo canale.

Cover Manager

È un altro potente sistema di prenotazione perché si collega ad altri canali di prenotazione come OpenTable. La sua interfaccia è facile da usare perché semplice e intuitiva, il che lo rende il preferito di molti locali, che preferiscono il suo motore come sistema di prenotazione. Secondo gli utenti, è una delle migliori opzioni sul mercato.

Prenotazione via WhatsApp

WhatsApp Business consente nuovi modi di comunicare con i clienti. Aggiungendo un pulsante in un angolo del tuo sito web, gli utenti possono comunicare con il tuo locale tramite WhatsApp per richiedere una prenotazione.

Prenotazione online tramite modulo

Questo è il sistema di prenotazione più semplice ed economico. Viene inserito nel sito web del ristorante. I clienti possono accedere al modulo tramite un pulsante di chiamata all’azione e inserire dati come il metodo di contatto, la data e l’ora della prenotazione, eccetera.

Questo sistema di prenotazione fornisce un database che sarà utile per le campagne di email-marketing. A tal fine, è necessario includere una scheda che chieda l’autorizzazione a utilizzare i dati in questo tipo di campagne.

Per evitare problemi, è necessario sapere quanti tavoli sono disponibili e calcolare con precisione la media del ciclo di servizio del ristorante prima di assegnare le fasce di prenotazione.

Consigli per ottimizzare la gestione delle prenotazioni nel tuo ristorante

Passiamo ora in rassegna quattro pratiche che miglioreranno il processo di prenotazione nel tuo ristorante. Se le prenderai in considerazione, noterai dei buoni risultati:

Designa dei responsabili delle prenotazioni per ogni turno.

Designa una persona specifica per ogni turno che si occupi delle prenotazioni e di tutto ciò che le riguarda, come il controllo della disponibilità dei tavoli, il menu, l’agenda, ecc. In questo modo ti assicurerai di evitare inconvenienti che danneggiano l’immagine e le entrate del tuo locale, come la perdita o la doppia prenotazione.

Calcola il tempo medio per tavolo

Determinare quanto tempo deve passare tra una prenotazione e l’altra è una prenotazione all’altra è importante per migliorare la gestione delle prenotazioni del tuo ristorante. Non conoscere questo dato potrebbe portare a inconvenienti come passare troppo tempo con un tavolo vuoto tra una prenotazione e l’altra, o avere il cliente che ha prenotato in attesa che il suo tavolo si liberi.

Per evitare problemi, quindi, è necessario sapere quanti tavoli sono disponibili e calcolare con precisione la media del ciclo di servizio del ristorante prima di assegnare gli slot di prenotazione.

Conferma le prenotazioni future

È molto comune che alcuni clienti, per vari motivi, non si presentino al ristorante senza aver cancellato la prenotazione, impedendovi di offrire il tavolo a un altro cliente. Stiamo parlando del temuto no-show della ristorazione. Per evitare questo tipo di problema, potresti contattare il cliente, via e-mail, sms o telefonata, per chiedergli di confermare la prenotazione.

È sempre più frequente anche l’addebito di un costo per la mancata presentazione, e questo ci porta al prossimo ed ultimo punto.

Esigi un pagamento anticipato

Chiedi alla persona che effettua la prenotazione di pagare un piccolo importo che verrà detratto dal conto finale. Questo è un modo sicuro per evitare le cancellazioni delle prenotazioni, poiché il pagamento impegna ulteriormente il cliente a partecipare alla data concordata o almeno a cancellarla.

Questa strategia può aiutarti ad ottenere il 100% di prenotazioni effettive e, nel caso in cui non arrivino, il pagamento anticipato viene trattenuto per il disagio causato.

Ora che conosci i sistemi di prenotazione per ristoranti più diffusi e i vantaggi del loro utilizzo, speriamo che questo ti aiuti a prendere la decisione di ottimizzare e semplificare la gestione delle tue prenotazioni.