Suggerimenti per la creazione di un manuale delle operazioni di un ristorante

Un manuale delle operazioni di un ristorante è un testo che guida il tuo servizio in modo ordinato e ottimizzato. Inoltre, ti aiuterà ad aumentare la qualità del tuo servizio e, naturalmente, avrà un impatto positivo sulla sua crescita.

Cos’è e a cosa serve un manuale delle operazioni di un ristorante?

Un manuale delle operazione di un ristorante è una guida che contiene tutte le procedure che vengono messe in pratica all’interno della tua attività.

Si tratta quindi di un documento eccezionale per la formazione dei nuovi dipendenti, che fornisce loro tutte le informazioni rilevanti sull’attività e sulle sue operazioni in modo semplice e diretto. Inoltre, fornisce un luogo da consultare in caso di dubbi futuri.

Il manuale è solitamente suddiviso in capitoli, ognuno dei quali è dedicato a specifiche aree dell’attività. Con uno sviluppo adeguato ed esaustivo di ciascuno di essi, si otterrà una gestione corretta e una qualità costante del ristorante.

Struttura ideale per il manuale delle operazioni di un ristorante

Anche se il manuale delle operazioni del tuo ristorante può avere qualsiasi struttura e morfologia che ritieni opportuna, dovrebbe seguire una struttura logica, per poter essere sviluppato molto più facilmente. Si raccomanda di andare dal generale allo specifico in termini di operazioni della tua attività.

Ecco una struttura suggerita da utilizzare per la stesura di un manuale delle operazioni di un ristorante.

Benvenuto e introduzione

La pagina di benvenuto contiene il titolo del manuale in lettere maiuscole, firmato dal proprietario del ristorante e dal responsabile delle risorse umane.

La pagina successiva è l’introduzione, che non è altro che la storia del ristorante, ma raccontata in breve.

In particolare…

• Anno di fondazione
• Tipo di cucina
• Storia del nome del ristorante
• Modifiche apportate negli ultimi anni.

Grazie a questo documento, il tuo personale potrà conoscere la storia dell’attività e rispondere alle domande di qualsiasi cliente interessato all’attività.

Valori, organigramma e descrizione delle mansioni

Qui vengono illustrati la visione, la missione, i valori e gli obiettivi dell’attività.

Segue un grafico che illustra l’organigramma dell’attività, seguito da una spiegazione di ogni posizione.

Nella spiegazione è necessario specificare le funzioni, l’orario di lavoro approssimativo e il profilo del lavoratore che dovrebbe occupare la posizione.

Protocolli di amministrazione

Il capitolo sull’amministrazione comprende i processi svolti dalle risorse umane, dalle finanze e dalla contabilità.

Ciò include l’amministrazione del personale e i suoi orari, le buste paga, il controllo delle spese, la tassazione e l’ispezione commerciale del ristorante.

Formazione del personale

Ogni manuale operativo per ristoranti spiega come deve essere effettuata la formazione del personale.

Innanzitutto, indica il processo di selezione del personale e la durata del periodo di prova, nonché il tipo di formazione che il personale riceverà per il corretto svolgimento delle proprie mansioni.

Procedure di servizio nei locali

Questo capitolo è rivolto in particolare a camerieri, bartenders, cassieri e addetti alle pulizie.

Inizia illustrando come lavorare in sala e al bancone, come prendere le ordinazioni senza urtare i clienti e le tecniche per trasportare i prodotti senza rovesciarli.

Vengono illustrate anche le tecniche di vendita, con l’obiettivo di consigliare i clienti indecisi e generare maggiori entrate per l’attività. Se sai quali sono i tuoi “piatti forti”(ingegneria del menu), indicali qui affinché i dipendenti li memorizzino per le raccomandazioni.

Questa sezione illustra anche il protocollo di pulizia del ristorante: dopo ogni servizio, a fine giornata e cosa fare in caso di incidenti.

Controllo del magazzino

Il protocollo di controllo del magazzino è fondamentale, in quanto permette di conoscere la disponibilità degli ingredienti per il servizio.

Questo processo si compone di cinque fasi: acquisto, ricevimento, stoccaggio, ispezione dell’inventario e pulizia. Ognuna di queste fasi deve avere una propria sezione e una spiegazione (principali fornitori, modalità di ispezione, prodotti di pulizia consigliati o autorizzati, ecc.)

Gestione della cucina

Tutte le parti del manuale sono preziose, ma la gestione della cucina è una delle più importanti.

All’interno di questo capitolo è necessario evidenziare il menu del ristorante e la procedura di cottura e impiattamento di ogni prodotto (possibilmente con una foto).

Si può anche aggiungere uno schizzo della cucina con l‘ubicazione delle aree di stoccaggio, dei congelatori, delle attrezzature di cottura e dei frigoriferi.

Infine, spiega come devono essere trattati gli alimenti per garantire la sicurezza alimentare dei clienti ed evitare contaminazioni incrociate (catena del freddo, allergeni alimentari).

Marketing e pubblicità

Il capitolo dedicato al marketing e alla pubblicità del tuo ristorante è d’obbligo.

Qui si descriverà nel dettaglio la strategia dell’attività per quanto riguarda le promozioni e le campagne di marketing. Includerà anche l‘identità aziendale del ristorante e il suo branding.

Manutenzione

Questa sezione comprende il protocollo di manutenzione dei locali, degli arredi e degli elettrodomestici.

Indica anche la frequenza dei processi e le persone incaricate della manutenzione, in base all’organigramma.

Dovrebbe anche indicare che se è necessaria una manodopera esterna, questa sarà effettuata in consultazione con l’amministrazione e il direttore del ristorante.

Vantaggi della progettazione di un manuale delle operazioni del tuo ristorante

Avere un manuale delle operazioni per il ristorante comporta dei vantaggi per la gestione interna dell’attività.

Ma apre anche le porte a nuove opportunità, come la possibilità di avvalersi del lavoro di chef eccellenti e di possibili investimenti per il franchising dell’attività.

Rafforzare l’identità del marchio

Oltre a spiegare le operazioni del ristorante, il manuale operativo contiene una sezione dedicata all’identità del marchio.

Vi si spiega come è nato il ristorante, la sua missione, la sua visione e i suoi obiettivi.

Il dettaglio di come è cresciuta l’attività crea una vicinanza con il personale, che entra in empatia con il marchio e si sente parte di esso.

Gli obiettivi del ristorante sono chiari

Il manuale operativo di un ristorante delinea gli obiettivi del locale e spiega passo dopo passo come raggiungerli.

Stabilisce inoltre le linee guida per il corretto funzionamento del ristorante, ripetendo i processi in ogni momento del servizio.

La reiterazione è il modo per ottenere un’esperienza costante, in cui il cliente è sempre a suo agio con il proprio ordine.

Il valore della tua attività è più alto per gli investitori

Gli investitori interessati al franchising cercano attività organizzate e con una gestione eccellente.

Avere un manuale delle operazioni del ristorante garantisce entrambi gli aspetti.

Un’altra attrattiva di questo manuale è la possibilità di istruire il personale del locale e di offrire la stessa qualità di servizio.

Trasmette un’immagine professionale nel settore

Avere un manuale con le procedure per ogni area del ristorante è sinonimo di ordine, formalità e competenza.

Un aspetto fondamentale che gioca a tuo favore quando stai per assumere nuovo personale, in quanto offre un’immagine professionale del tuo ristorante.

Inoltre, è un modo per assicurarsi che fin dal primo giorno abbiano ben chiari i compiti della giornata.

Combattere la disorganizzazione

Il manuale operativo elimina alla radice la disorganizzazione.

Ogni posizione all’interno del ristorante avrà ruoli e compiti, quindi non ci saranno membri del personale che non lavorano o che sono confusi sui compiti che dovrebbero svolgere.

I membri del personale saranno coerenti grazie a una routine definita e gli obiettivi saranno raggiunti grazie al lavoro di squadra.

Per saperne di più su altri termini correlati, consulta il nostro Dizionario della ristorazione e del settore alberghiero.

Domande frequenti