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Come realizzare un manuale di qualità per hotel

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Il manuale di qualità di un hotel è una sorta di guida essenziale in cui si stabilisce chiaramente cosa fare nei diversi compiti che vengono svolti.

Che cos’è il manuale di qualità di un hotel?

Quando parliamo di manuale della qualità, ci riferiamo a un documento che registra il funzionamento del sistema di gestione della qualità all’interno di un’azienda. Questo documento viene redatto per garantire che l’azienda soddisfi i requisiti di qualità nella produzione dei suoi prodotti. Nel manuale della qualità del vostro hotel spiegherete il processo, le politiche, gli ambiti e le misure stabilite nella vostra azienda per implementare efficacemente il sistema di gestione e raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.

Vengono seguite le linee guida stabilite dalla norma ISO 9001. La lunghezza del manuale dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità dell’hotel. Inoltre, il manuale della qualità deve essere accessibile a chiunque, come dipendenti, clienti, fornitori, auditor e altri, voglia conoscere gli standard di qualità dell’azienda. Per questo motivo, in alcuni contesti, questo documento può addirittura far parte del vostro branding.

Vantaggi di un manuale di qualità per hotel

Manuale di qualità alberghiera

Dal 2015, la norma ISO 9001 stabilisce che l’uso di un manuale di qualità nelle aziende non è obbligatorio. Tuttavia, per ogni azienda alberghiera è molto conveniente averlo, grazie ai molteplici vantaggi che offre. Tra questi vi sono:

  • Permette ai dipendenti e alle altre persone coinvolte nello sviluppo delle attività comuni dell’hotel di conoscere e rispettare i requisiti di legge.
  • Facilita la conoscenza di tutti i processi interni dell’azienda, rendendo il lavoro più prezioso.
  • L’esatta definizione delle procedure di qualità rende l’erogazione del servizio uniforme e altamente soddisfacente.
  • Consente un maggiore controllo su tutti i processi, in modo da poter riconoscere immediatamente i potenziali fallimenti che si presentano.
  • Il manuale della qualità stabilisce le linee guida da seguire in termini di efficienza e prestazioni, influenzando l’ottimizzazione dei risultati.
  • Permette all’azienda alberghiera di identificare i livelli di qualità che possiede e di gettare le basi per un miglioramento continuo della qualità del proprio stabilimento.
  • L’aumento degli standard di qualità aumenterà anche la soddisfazione dei clienti e ridurrà i costi di risarcimento per un servizio scadente.

In breve, l’uso di un manuale di qualità aumenta la fiducia nel servizio offerto dall’hotel.

Obiettivi di un manuale di qualità alberghiera

Un manuale di qualità alberghiera soddisfa molti obiettivi vantaggiosi per qualsiasi azienda. Tra questi vi sono i seguenti:

  • Descrivere in modo specifico il funzionamento dei sistemi di gestione dell’hotel.
  • Guidare il personale nel rispetto dei processi del sistema di gestione della qualità.
  • Facilitare la revisione e l’analisi delle procedure sviluppate.
  • Monitorare la crescita programmata dei sistemi di gestione della qualità.
  • Fornire informazioni sull’azienda, in modo che i dipendenti possano consultarle per chiarire i dubbi che limitano la loro efficienza.
  • Ridurre al minimo i problemi di comunicazione organizzativa, contribuendo a un migliore flusso di attività e quindi a un aumento della redditività.
  • Fornisce ai nuovi dipendenti una visione degli obiettivi di qualità dell’azienda, dando loro maggiore fiducia nello svolgimento delle loro attività per la prima volta.
  • Facilita i processi al momento di un audit, poiché tutti i processi e le operazioni sono stabiliti in anticipo.

come si struttura il manuale della qualità?

Se avete già deciso di creare un manuale della qualità per un hotel, tenete presente che deve contenere i seguenti elementi:

IntroduzioneIntroduce e mette in relazione l’elaborazione del manuale con le informazioni sull’azienda.
Presentazione dell’aziendaInclude informazioni sull’azienda, come il nome dell’hotel, il settore produttivo, i valori aziendali, l’indirizzo e altre informazioni identificative.
Indice dei contenutiQuesto è l’indice che mostra le sezioni che compongono il manuale.
Informazioni sul manuale di qualitàÈ necessario aggiungere la data di redazione del manuale, le modalità di revisione e i certificati di approvazione.
Ambito di applicazioneIndica quali reparti dell’azienda sono regolati dalle norme stabilite dal sistema di gestione della qualità e sono indicati gli obiettivi di qualità dell’hotel.
Norme giuridicheBase giuridica su cui si fonda il manuale.
DocumentiSi riferisce a tutti quei documenti che danno validità al manuale, in quanto accreditano la certificazione della norma ISO 9001.
Descrizione dell’azienda e delle posizioni di responsabilitàRiflette l’organigramma del vostro hotel e le funzioni o le relazioni tra i vari reparti in termini di qualità.
Politica aziendale per la qualitàSi riferisce alle linee guida che l’azienda segue per soddisfare gli standard della norma. Indica cosa farà l’azienda, come lo farà, chi è responsabile della sua realizzazione e gli obiettivi di qualità che si prefigge.
Sistema di gestione della qualitàSpiega il sistema di gestione della qualità scelto e la sua attuazione in azienda.
Produzione del prodotto o del servizioQuesta sezione mostra come si svolgono la pianificazione, gli acquisti dai fornitori, le relazioni con i clienti, gli strumenti di controllo della qualità utilizzati, ecc.
Misurazione e controllo della politica della qualitàStabilisce come verrà monitorata l’applicazione della politica della qualità, le azioni per correggere eventuali irregolarità e l’analisi di questi dati.

Per saperne di più su altri termini correlati, consultate il nostro Dizionario della ristorazione e dell’ospitalità.

Domande frequenti

Che cos’è il manuale della qualità di un hotel?

È il documento in cui si spiegano i processi, le politiche, gli ambiti e le misure stabilite nella vostra azienda per realizzare efficacemente il sistema di gestione e raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.

È obbligatorio per un hotel avere un manuale della qualità?

In realtà no. La norma ISO 9001 stabilisce che l’uso di un manuale della qualità non è obbligatorio per le aziende. Tuttavia, per qualsiasi azienda alberghiera è molto conveniente averne uno, per i numerosi vantaggi che offre.

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